Tener gastos fuera de control es una situación financiera que genera mucha inestabilidad, ya que el efecto inmediato se refleja en la incapacidad para solventar los compromisos u obligaciones económicas en el corto plazo. Afectando, de manera directa las operaciones diarias de la empresa.

Esto es algo común en las PyMEs. A razón de la vulnerabilidad natural del mercado y su, la falta de organización, etc, y esto tiene como consecuencia que los estados de insolvencia financiera sean frecuentes en ella.

Es por esta razón que nos interesa tratar el tema del gasto fuera de control. Con el fin de proveer de algunas pautas que sirvan como punto de referencia para el manejo efectivo de los recursos económicos dentro la PyME. Y que esto refleje un resultado positivo en el crecimiento y desarrollo del proyecto comercial.

Gastos fuera de control: Causas que lo generan

La manera inteligente de abordar una problemática, en cualquier sentido, es partiendo de las causas que la generan. Dilucidar las razones que mueven a tal o cual acción abre el camino para determinar las posibles soluciones que puedan dar respuesta cada uno de los aspectos que inciden en que tal problemática.

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En ese sentido, existen cuatro causas básicas que prohíjan los gastos fuera de control en cualquier pequeña o mediana empresa, y aún en las finanzas personales; a las que debes prestar atención con anticipación para que puedas mantener todas tus erogaciones dentro del marco de la sostenibilidad de tu empresa.

Causa No. 1: No tener contabilidad organizada

La contabilidad es la base de toda la estructura financiera de cualquier empresa. Cuando no se llevan los registros financieros, entonces se entra al síndrome del bolsillo del dueño. El cual mezcla el dinero de la empresa con el personal. Y esto tiene como resultado un desorden mayúsculo y una falta de liquidez tremenda.

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Porque el dinero que entra está a expensas al criterio y circunstancia de esa persona en particular, no del empresarial. Por lo tanto, no le aporta al crecimiento y desarrollo de la pequeña o mediana empresa, sino que va en desmedro de ella.

Causa No. 2: Falta de planificación

La planificación es vital para toda empresa. Cuando esta no está entonces los gastos que se emiten están sujetos a la improvisación del día a día de la empresa. Pero, por sobre todas las cosas, la falta de priorización entre dos posibles necesidades que suplir.

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Cuando en una empresa se compran cosas sin un criterio claro de la importancia y relevancia que puede tener en el desarrollo del proyecto, entonces esto da pie a que se adquieran bienes o servicios innecesarios o bien que duplican una acción. Por ejemplo, si una empresa adquiere una máquina de escribir para hacer cartas cuando ya tiene una computadora con una impresora. Por lo tanto, la falta de planificación representa la entrada al mundo de la improvisación, y por ende, del gasto no pensado que crea los estados de iliquidez en la empresa.

Causa No. 3: Endeudamiento errado

La tercera causa que invita a que haya un gasto fuera de control es no saber endeudarse. Es común ver cómo algunas pequeñas y medianas empresas pierden el norte al tener acceso a líneas de crédito y usarlas de manera indiscriminada.

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Esto crea, tanto en el corto como en el largo plazo, mucha inestabilidad. Porque la manera en que se pagan todos los préstamos es con dinero, y este tipo de compromisos se solventan, con un monto fijo, mes tras mes. Por lo tanto cae dentro del corto plazo. De hecho, contablemente hablando, a eso que se va a pagar durante ese año se le llama porción corriente y se saca del valor del largo plazo.

Ahora ¿Qué es un endeudamiento errado?

Es aquel endeudamiento que no es productivo. Que sirve para tapar escapes propios de la mala administración del dinero por  falta de planificación financiera, y la ausencia de un sistema de contabilidad organizada.

Causa No. 4: No tener una estructura de gastos acorde a la realidad de la PyME

La cuarta causa tiene que ver con identificar lo que realmente le aporta valor a la PyME. Cuando una empresa, utiliza sistemas, maquinarias o bienes en general, que no van acorde a su realidad financiera entonces se crea un desbalance en la manera en que se gestionan los recursos económicos.

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Por ejemplo, es posible que una PyME de  manufactura quiera tener una línea de producción con equipos de punta, y aunque esto puede verse como un paso visionario, cuando no se ajusta a la realidad financiera de la empresa entonces se torna en un problema, porque si no se tiene la capacidad de generación de ventas adecuadas entonces pueden pasar dos cosas: Subutilización de equipos y maquinarias o una sobre producción que genera inventario ocioso.

Pero lo que más daño puede hacer es que este tipo de acciones por lo general implican endeudamientos que puede superar la capacidad de la empresa.

Por lo tanto, al igual que en las finanzas personales, las empresas deben ajustarse a su realidad. Esto no significa que den la espalda a la expansión o al crecimiento; sino que invita a que tomen pasos cortos pero certeros y no largos e inciertos. Porque si lo hacen de esa manera, pueden incurrir en acciones que den pie a la insolvencia financiera de la empresa, que deriva en tener gastos fuera de control

Pautas para retomar el control de los gastos en la PyME

Partiendo de las cuatro causas que por lo general se ven en las pequeñas y medianas empresas que tienen sus gastos fuera de control, queremos proveer de tres pautas básicas que puedes implementar para retomar el control de los gastos.

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Es importante resaltar que este tipo de acciones toman tiempo y requieren de una serie de ajustes dentro de la estructura de gestión de tu empresa. En donde, vas a tener que enfocarte en lo prioritario. Aquello que realmente es significativo y le aporta valor al crecimiento y desarrollo de tu empresa.

Pauta No. 1: Planificación

La primera pauta que debes implementar para que tus gastos no estén fuera de control es la planificación. Todo debe partir de ahí. Para eso debes sentarte y definir tus objetivos financieros. Los cuales te permitirán elaborar tanto el mapa de ruta (planificación) y la manera de hacer tangible llegar a tu meta (estrategias).

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Sin planificación lo que está haciendo es dilatando lo inevitable: el colapso financiero de tu empresa. ES por esto que es tan importante que te enfoques en planificar tus movimientos, de manera que puedas reducir el margen de error por las improvisaciones que se pueden presentar en tu gestión empresarial.

Pauta No. 2: Auxíliate de un(a) contador(a)

La segunda pauta que debes implementar, en caso de que no lo tengas, es auxiliarte de un(a) contador(a). Esta persona debería ser tu mano derecha, porque es quien te muestra la realidad financiera de tu empresa.

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Tener una empresa sin contado(a) es como tener un clavo sin martillo. Puedes utilizar otros medios para introducir el clavo en la madera, pero al final del día, lo apropiado es utilizar un martillo.

En esa misma proporción es necesario tener a una persona encargada de la contabilidad. La cual organizará y llevará el control de todas las transacciones de la empresa y te entregará periódicamente, los resultados y realidades financieras de la empresa durante un período determinado.

Pauta No. 3: Enfócate en lo que realmente aporta valor

Toda estructura financiera pende de los cimientos sobre los cuales se sustenta. Y parte importante de ese fundamento son los elementos que lo componen. En otras palabras, en la medida en que tu estructura de gastos sea sólida, basada en lo que le aporta valor a la empresa y que genera beneficios entonces tus gastos fuera de control volverán a su curso.

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Esto significa que debes prestarle atención a cada rubro que compone tus gastos. Identificando qué tan importante es, y qué tanto aporta a la consecución de los objetivos de la empresa. Para verlo de una manera más práctica. Si por ejemplo tienes 3 líneas telefónicas instaladas en tu empresa, y en realidad solo utilizas 2, entonces debes ponderar eliminar la que no es productiva, de manera que optimices tus recursos y los encauses a algo que le aporte a la empresa, como algún tipo de promoción, oferta, etc.

Este ejercicio lo puedes hacer con la asistencia de un especialista en finanzas, para que te ayude a determinar, de una manera más detallada y eficaz, cuál sería la estructura de gastos óptima, que te permita gastar en lo que realmente le aporta valor a tu empresa.

Conclusión

Tener gastos fuera de control es un problema. Y sugiere un cambio en la manera en que gestionas los recursos de la empresa. Tomando en cuenta que la carencia de una contabilidad organizada, la falta de planificación, el endeudamiento errático y no tener una estructura de gastos que vaya acorde a la realidad financiera de tu empresa, son los principales causales que propician que tus gastos estén fuera de control.

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No obstante, puedes enmendar de los gastos fuera de control planificando los movimientos de tu empresa, auxiliándote de un(a) profesional de la contabilidad y enfocándote en lo que realmente le aporta valor a toda la gestión financiera de tu empresa.

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